Mareks PHU Marek Szukała

Utworzenie zakładowego archiwum, gdzie będą mogły być przechowywane ważne dokumenty, które powinny być dostępne do wglądu przez określoną ilość czasu, nie jest rzeczą prostą. Nie można podczas jego organizacji uprawiać administracyjnej samowoli. Przede wszystkim należy zgłosić fakt powstania takiej przestrzeni do Archiwum Narodowego za pośrednictwem odpowiedniego druku, zawierającego między innymi opis zabezpieczeń, którymi dane pomieszczenie będzie chronione. Do wspomnianego opisu wlicza się także omówienie właściwej lokalizacji archiwum. Musi być to miejsce o bardzo niskiej wilgotności, klimatyzowane, z antywłamaniowymi szybami oraz odpowiednio wzmocnionymi, zamykanymi drzwiami. Konkretne wymogi zostały przedstawione w odpowiedniej ustawie i opublikowane przez polskiego prawodawcę. Warto się z nimi zapoznać, by przekonać się, że urządzenie samego pomieszczenia archiwum nie jest tanie i wymaga dobrego zaplecza finansowego.

Istotną kwestią przy organizacji strefy, gdzie będzie prowadzona archiwizacja dokumentów, jest obsadzenie stanowiska archiwisty. W przypadku niewielkich jednostek samorządowych funkcję tę zazwyczaj pełnią jako uzupełnienie etatu osoby na co dzień działające w administracji gminy czy powiatu. W firmach prywatnych obowiązek ten jest z zasady scedowany na sekretarki i obsługę administracyjną. Pracodawcy jednak często zapominają, że archiwista powinien posiadać odpowiednie kompetencje i wiedzę, by móc zajmować się obsługą archiwum zgodnie z obowiązującym prawem. Często konieczne są do tego studia wyższe lub też cały szereg szkoleń. Są to wydatki umożliwiające podniesienie kwalifikacji zawodowych, jednak nie każda gmina czy powiat ma środki, by zapewnić taką formę nauki swoim pracownikom. W takiej sytuacji niezbędny jest outsourcing. Archiwizacja dokumentów w Bydgoszczy, Poznaniu czy Zielonej Górze to domena firmy Mareks, której pracownicy zapraszają do zapoznania się z ofertą dostępną na ich stronie internetowej. Istnieje możliwość zamówienia świadczenia jednorazowego lub cyklicznego, w zależności od potrzeb klienta.